23 Técnicas de gestión del tiempo de personas increíblemente ocupadas
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El tiempo es finito.
Todos tenemos la misma cantidad de horas cada día. No puede almacenar tiempo, pedirlo prestado o ahorrar para usarlo más adelante. Solo puede decidir cómo asignarlo, gastándolo en actividades de mayor valor en lugar de bajo valor. La gestión del tiempo es un juego de opciones: proyectos a seguir, tareas a completar, rutinas a seguir.
Adoptar buenas técnicas de administración del tiempo en su vida no consiste en incluir tantas tareas como pueda en su día. Se trata de simplificar cómo trabajas, hacer las cosas más rápido y hacer las cosas mejor. Al hacerlo, tendrás más veces para jugar, descansar y hacer las cosas que amas. No trates de trabajar duro, invierte en un trabajo más inteligente.
“La gestión del tiempo no es una actividad o habilidad periférica. Es la habilidad central de la que depende todo lo demás en la vida. “- Brian Tracy
A continuación, encontrará una lista de mis técnicas favoritas de gestión del tiempo. Son un conjunto de principios, reglas y habilidades que le permiten concentrarse en las cosas que importan, hacer más cosas y ayudarlo a ser más productivo.
Úsalos como un libro de reglas de tu trabajo. Mejorará su productividad, logrará más con menos esfuerzo, mejorará su capacidad de toma de decisiones, reducirá el estrés y, en última instancia, tendrá más éxito en su carrera.
Pero recuerda: cada uno es diferente. Estas son las técnicas de administración del tiempo que encuentro útiles en mi vida, pero es posible que no. Adopte las que funcionen para usted y siempre busque refinar sus propias prácticas pensando regularmente en cómo mejorar sus habilidades de administración del tiempo.
Al escribir su propio reglamento de administración del tiempo, descubrirá que realmente hay suficientes horas en un día para todo lo que le gustaría hacer. Solo se necesita un poco de reorganización y re-imaginación para encontrarlos …
# 1 Organizar el trabajo alrededor de los niveles de energía
La productividad está directamente relacionada con su nivel de energía.
Encuentre sus horas más productivas, la hora de su pico de energía, y programe el Trabajo Profundo para esos períodos. Realice tareas de bajo valor y poca energía (también conocidas como trabajo superficial ), como responder a correos electrónicos o reuniones sin importancia, entre esas horas.
Por ejemplo:
Si eres una persona de la mañana, haz tu trabajo más crítico cuando llegues a la oficina. Después del almuerzo, su energía puede disminuir un poco, así que es un buen momento para limpiar su escritorio, limpiar correos electrónicos o actualizar hojas de cálculo.
Planifique su trabajo en función de sus niveles de energía, programando el trabajo crítico para los tiempos de máxima productividad.
También debe saber sus niveles de energía por día: el martes parece ser el día más productivo para la mayoría de las personas, pero encuentre sus propios patrones. Aquí, cómo Jeremiah Dillon, jefe de marketing de productos de Google Apps for Work, organiza su semana en torno a sus niveles de energía:
Lunes : la energía se desplaza fuera del fin de semana: programe tareas de baja demanda como establecer objetivos, organizar y planificar.
Martes , miércoles : Pico de energía: aborde los problemas más difíciles, escriba, haga una lluvia de ideas, programe su Make Time.
Jueves : La energía comienza a menguar las reuniones, especialmente cuando se necesita consenso.
Viernes : nivel de energía más bajo: realice trabajos abiertos, planificación a largo plazo y desarrollo de relaciones.
Mapee su trabajo y sus niveles de energía en una hoja de cálculo durante un par de semanas hasta que descubra sus patrones de productividad.
# 2 Planifica tu día la noche anterior
Antes de irse a la cama, dedique 5 minutos a escribir su lista de tareas para el día siguiente. Estas tareas deberían ayudarlo a avanzar hacia sus objetivos profesionales y personales.
Al planear con anticipación la noche anterior, estará mejor preparado mentalmente para los desafíos que se avecinan antes de levantarse y no habrá espacio para la dilación en la mañana. Como resultado, trabajará más rápido y más suave que nunca.
Dedique unos minutos cada noche antes de irse a la cama para anotar todo lo que necesita hacer mañana.
Haga de la planificación una parte de su rutina nocturna y ahórrese tiempo y preocupaciones por la mañana. Una vez que despiertes, podrás irte al trabajo.
# 3 Comienza el día con un trabajo crítico.
Mark Twain dijo una vez: “Si tu trabajo es comer una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana. Y si tu trabajo es comer dos ranas, es mejor comer la más grande primero “.
Esta es una técnica de administración de tiempo de oro: encuentre su tarea más importante (MIT) para el día y enfréntela primero. Su MIT debe ser lo que crea el mayor impacto en su trabajo. Ponerlo en práctica le dará el impulso y la sensación de logro temprano en el día. Así es como se logran los grandes objetivos de la vida: pequeños esfuerzos continuos, día tras día.
Cada día, identifique las tareas más cruciales para completar y abordarlas primero. Una vez que haya terminado, el día ya ha sido un éxito!
¿Cómo encuentras tu MIT? En las palabras de Elon Musk: “Concéntrese en la señal sobre el ruido. No pierda tiempo en cosas que realmente no mejoran las cosas ”. Mire su lista de tareas pendientes y decida qué tareas lo ayudan a acercarse a sus metas y progresar en un trabajo significativo.
Colóquelos en la parte superior de su lista para que pueda concentrarse en ellos primero. Resista la tentación de abordar las tareas más fáciles primero.
# 4 priorizar tareas
Saber cómo priorizar su trabajo es una técnica esencial de administración del tiempo. Los proyectos, ya sean pequeños o grandes, necesitan prioridades claras. Cuando todo es una prioridad, nada lo es.
Primero, debe priorizar sus “verdaderas tareas”, las tareas que realmente mueven la aguja de sus metas. Para ayudarlo a encontrarlos, use un truco de productividad llamado Eisenhower Matrix.
Priorice las “tareas verdaderas”: tareas pendientes urgentes e importantes que tienen un impacto directo en sus objetivos.
Aquí está el paso a paso:
- Anote todas sus tareas. No se preocupe por el pedido (por ahora), solo escriba todo lo que necesita hacer
- Ahora identifica qué es urgente y qué es importante. Después de cada tarea, márquelas con “U” para Urgente y “I” para Importante. Las tareas pueden tener una, ambas o ninguna. Si no hay, tendrás que purgarlos.
- Ahora necesitamos evaluar el valor: mire sus tareas de “I” e identifique los impulsores de alto valor de su trabajo. Desea encontrar qué tareas tienen prioridad sobre otras y cuántas personas se ven afectadas por su trabajo
- El siguiente paso es estimar el tiempo para completar cada tarea. Ordénelos de más esfuerzo a menos esfuerzo
- Finalmente, inserte las tareas en la Matriz Eisenhower. Ahora tiene una visión general completa de todas sus tareas de trabajo
# 5 delegar o subcontratar tareas
Utilizando la matriz Eisenhower, encontrará que algunas tareas son urgentes pero no importantes. Cuando ese es el caso, lo mejor que puede hacer es encontrar a alguien que pueda completar estas tareas por usted. No tienes que hacer todo tú mismo. Delegar o subcontratar algunas tareas puede ser una excelente manera de multiplicar sus esfuerzos y hacer más.
Si trabaja por su cuenta, puede encontrar un VA o contratar freelancers. En un equipo, reasigne tareas específicas a colegas que estén mejor preparados para completar tareas específicas.
Delegue o externalice tareas urgentes pero no importantes para multiplicarse y mantenerlo enfocado en el trabajo más importante.
Aquí están las principales cosas que necesita saber para delegar de manera eficiente:
- Encuentre a la persona adecuada: a quien sea que delegue las tareas debe tener todas las habilidades necesarias y es capaz de hacer el trabajo
- Proporcione instrucciones claras: escriba las tareas en un manual paso a paso, sea lo más específico posible
- Defina el éxito: sea específico acerca de cuál es el resultado esperado y la fecha límite para completar la tarea
- Claridad: haga que le expliquen las tareas y ofrezca una aclaración cuando algo no esté claro, reescriba las especificaciones si es necesario
# 6 automatizar tareas repetitivas
La tecnología finalmente ha llegado a un punto en el que podemos automatizar muchas de nuestras operaciones diarias. Al automatizar algunas de sus tareas, ahorra horas por semana. A continuación, puede utilizar ese tiempo para el trabajo profundo o tomar descansos. Poner algunas de sus tareas diarias en piloto automático es clave para trabajar de manera más inteligente.
Use la tecnología para automatizar las tareas diarias repetitivas y use el nuevo tiempo para realizar Deep Work o descansar.
Aquí hay un par de tareas que puede automatizar en menos de 10 minutos:
- Crea respuestas enlatadas en Gmail para correos electrónicos que continúas escribiendo una y otra vez
- Configura recordatorios en Google Calendar para que nunca olvides nada
- Corrija su escritura automáticamente usando gramática
- Utilice Buffer para programar y automatizar sus publicaciones en redes sociales con anticipación
- Rellene automáticamente los formularios en línea con LastPass, guardando todas sus contraseñas en un solo lugar
- Cree plantillas de hoja de cálculo para los informes que tiene que hacer semanalmente / mensualmente
# 7 Establecer restricciones de tiempo
Se vuelve más productivo cuando asigna una cantidad específica de tiempo para completar una tarea específica. Por eso creamos plazos.
Pero la ley de Parkinson dice: “el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización” . Entonces, si reduce el tiempo que tiene para completar una tarea, obliga a su cerebro a concentrarse y completarla.
Establezca fechas límite incluso cuando no sea necesario. Programar menos tiempo para completar tareas y obligar a tu cerebro a concentrarse.
Aquí hay un ejemplo:
Tienes que revisar y responder a un correo electrónico, una tarea que normalmente te lleva alrededor de 20 minutos. Reduzca el tiempo disponible a 10 minutos, configure un temporizador de cuenta regresiva y trabaje todo lo que pueda para vencerlo.
El temporizador crea una sensación de urgencia y lo empuja a concentrarse y ser más eficiente, incluso si termina teniendo que regresar y agregar más tiempo después.
Utilice plazos y límites de tiempo a su favor. Incluso cuando no tienes una fecha límite, establece uno. Tu cerebro lo reconocerá. Saber que solo tiene una hora para completar un informe asegurará que no pierda 20 minutos en Facebook.
# 8 eliminar distracciones
Las distracciones dañan tu productividad y concentración. Un estudio de la Universidad de California en Irvine descubrió que se tarda un promedio de 23 minutos y 15 segundos en volver a la tarea después de distraerse.
El autor de libros más vendidos, Gary Keller, ilustró en “ Lo que es UNO: La verdad sorprendentemente simple detrás de resultados extraordinarios “, lo que sucede cuando te interrumpen:
Cuando pierdes el enfoque, puedes tardar el doble de tiempo en volver a la ranura.
Media hora completamente enfocada en una tarea es más productiva que 2 horas cambiando entre tareas. Elimine las distracciones de su trabajo para evitar los costos de cambio de tareas.
Aquí hay un par de trucos para eliminar las distracciones de tu vida:
- Desactivar todas las notificaciones en su teléfono, computadora y tableta
- Deje su teléfono en lugares extraños que le impidan encontrarlo inmediatamente
- Trabaje con audífonos (uso el Bose QuietComfort 35 y me encantan ) ya que las personas tienen menos probabilidades de acercarse a usted con una pregunta o chisme que no son urgentes si se ve conectado y en la tarea.
- Si encuentra artículos interesantes, guárdelos en Pocket o Instapaper para leerlos más tarde, como durante el viaje
- El internet es un lugar que distrae. Apague su Wi-Fi cuando sus tareas no requieran conectividad a Internet
- No navegar por las redes sociales en el trabajo en absoluto. Si no puede resistirse, designe “tiempo de distracción” y navegue por un par de minutos. Saque de las redes sociales exactamente lo que quiere
- Use las funciones de “No molestar” en los sistemas de chat, como Slack, Hangouts y Messenger
- Del mismo modo, use Inbox Paause para evitar que se inunden con nuevos correos electrónicos. Cambie su bandeja de entrada a un Gmail de GTD para volverse productivo en el correo electrónico
- Si tienes una oficina, cierra la puerta.
# 9 Toma decisiones rápidas sobre cosas que no importan
Tomamos cientos de decisiones pequeñas, medianas y grandes todos los días. El 90% de las decisiones que tomamos no importan. El éxito viene de identificar y enfocar su energía en el 10%.
Las pequeñas decisiones lo impactan por un día, como qué ponerse o dónde comer. El impacto medio en su vida durante un año, como decidir regresar a la escuela o alquilar una habitación diferente. A largo plazo, sin embargo, muy pocas decisiones son importantes. Esas son las grandes decisiones: son dignas de serias reflexiones, discusiones, investigaciones, inversiones y toma de decisiones.
Invierta su enfoque en las grandes decisiones y haga llamadas rápidas en decisiones medianas y pequeñas.
En “ 10-10-10: una idea que transforma vidas ” , Suzy Welch presenta un sistema de toma de decisiones simple. Cuando tenga que tomar una decisión, hágase las siguientes tres preguntas:
- ¿Cómo me sentiré con esta decisión dentro de 10 minutos?
- ¿Cómo me sentiré al respecto dentro de 10 meses?
- ¿Cómo caeré dentro de 10 años?
Las personas ocupadas no pasan mucho tiempo reflexionando sobre las pequeñas y medianas decisiones. Una excelente técnica de administración del tiempo es entrenarte para ser rápido cuando los hagas también.
# 10 sigue tu tiempo
¿Sabes cuánto tiempo pasas en cada tarea? La mayoría de nosotros puede adivinar, pero nuestras estimaciones normalmente están muy lejos. Una aplicación de seguimiento del tiempo puede ayudarlo a eliminar las conjeturas y proporcionar datos reales sobre su productividad.
RescueTime es una aplicación gratuita que rastrea exactamente cómo pasas el tiempo en la computadora. Es tan fácil como configurarlo y olvidarlo, y al final de la semana recibe un informe que desglosa su productividad. Inicie sesión para ver otras métricas, como el tiempo dedicado a cada tarea.
Realice un seguimiento de su tiempo para tener datos reales sobre su trabajo y descubra ideas sobre cómo puede mejorar su productividad.
Después de un par de semanas, comenzará a notar patrones y a saber dónde y cómo se está perdiendo el tiempo. Al ser consciente de cómo está utilizando exactamente su tiempo, puede idear un plan para atacar sus fugas y cómo deshacerse de ellas.
El seguimiento del tiempo es una poderosa técnica de administración del tiempo que lo obliga a analizar detenidamente cómo funciona su trabajo y cómo puede optimizarlo.
# 11 Derrota a la demora con la regla de 2 minutos.
Este viene directamente de la metodología de David Allen: “ Cómo hacer las cosas: el arte de la productividad sin estrés “ . Él lo llama la “Regla de 2 minutos” y es una excelente manera de vencer la dilación y hacer las cosas. Funciona tanto para tu vida profesional como personal.
Hay dos partes en la “Regla de 2 minutos”:
Parte 1: Si se puede hacer en dos minutos, simplemente hazlo. No lo agregue a su lista de tareas pendientes, déjelo a un lado para más adelante, o delegue en otra persona. Simplemente hazlo.
Aquí hay algunos ejemplos de tareas que puede hacer en dos minutos o menos:
- Responde un correo electrónico de tu jefe
- Enviar una actualización a un colega
- Haga un plan para el día mientras toma su café de la mañana.
- Cargar el lavavajillas justo después de la comida.
Hay un montón de tareas pequeñas, aparentemente triviales, que toman menos de dos minutos, pero que debes hacer todos los días.
Parte 2: Si demora más de dos minutos, inícielo. Una vez que comiences a actuar en pequeñas tareas, puedes mantener la bola rodando. Simplemente trabajando en ello durante dos minutos le ayudará a romper la primera barrera de la dilación.
Por ejemplo:
- ¿Escribe mil palabras todos los días? Escribe 50 palabras en los próximos dos minutos.
- ¿Meditar durante 20 minutos al día? Siéntate y medita durante dos minutos.
- ¿Quieres hacer ejercicio durante una hora al día? Haz saltos durante solo dos minutos.
9 de cada 10 veces termino trabajando en la tarea por más de 2 minutos (luego continúo trabajando usando el truco de productividad de Pomodoro).
Utilice la regla de 2 minutos para vencer la dilación: si una tarea se puede realizar en dos minutos, simplemente hágalo; Si tarda más de dos minutos, inícielo.
# 12 Di no más a menudo que sí
La mayoría de los CEOs le dirán que decir “no” es una de las técnicas de administración del tiempo más importantes. Decir “sí” a menudo puede ser contraproducente, especialmente cuando acepta hacer cosas que no contribuyen a su trabajo y objetivos. Su tiempo es un recurso limitado y no puede dejar que las personas establezcan su agenda en la vida.
Concéntrese en hacer un trabajo de gran calidad en lugar de apresurarse en todo. La calidad gana sobre la cantidad cada día.
Warren Buffet lo dijo mejor: “La diferencia entre personas exitosas y personas muy exitosas es que las personas muy exitosas dicen que no a casi todo”.
Pero, ¿cómo sabes a qué cosas debes decirle que no? ¿Qué pasa si estás dejando pasar una oportunidad que te cambia la vida? Afortunadamente, Buffet ha desarrollado una regla de dos pasos para ayudarlo a establecer límites y mejorar la toma de decisiones:
- Comience escribiendo sus mejores veinticinco objetivos profesionales. Una vez que hayas terminado, marca los cinco más importantes para ti.
- El segundo paso es eliminar completamente los otros veinte objetivos. Adelante y táchalos.
Diga “no” de forma predeterminada a cualquier cosa que no contribuya a sus 5 objetivos de carrera principales.
Cualquier otra cosa que no sean los cinco objetivos que rodearon en el primer paso son las distracciones que impiden alcanzar lo que realmente valora en la vida. Como tal, comience a decir no a cualquier cosa que no contribuya a sus “verdaderas metas”.
# 13 Aprovecha el tiempo de brecha
Tenemos mucho tiempo libre a lo largo de nuestros días: desplazamientos, líneas, salas de espera, tareas intermedias, pequeños descansos en el horario, etc.
Si sumamos todo este tiempo, tenemos alrededor de 1 a 3 horas de “tiempo de intervalo” todos los días. Sea tan estratégico con respecto a sus descansos como lo es con su día en general. Si bien estos cortos períodos pueden no ser suficientes para hacer Deep Work, aún podemos trabajar en pequeñas cosas que contribuyen a su trabajo, desarrollo y crecimiento.
Aquí hay un par de cosas que puede hacer para usar el “tiempo de intervalo” de manera efectiva:
- Aprende una nueva habilidad, ya sea para tu vida profesional o personal.
- Lee libros o artículos que guardaste en Pocket
- Organiza tu computadora, carpetas, calendario o trabajo.
- Planifica tu semana, mañana o el resto de tu día.
- Escuchar un podcast
- Aprende un idioma
- Da un paseo y piensa y deja que tu mente divague.
- Tome una pausa productiva para despejar su mente.
Use el “tiempo de intervalo” de manera efectiva para desarrollar nuevas habilidades, planificación estratégica y crecimiento personal.
Al aprovechar su tiempo de inactividad, termina haciendo más y teniendo más tiempo libre para divertirse después del trabajo.
# 14 80/20 tu tiempo
La regla 80 20 establece que “el 80% de la salida o los resultados provendrán del 20% de la entrada o acción”. En otras palabras, las pequeñas cosas son las que representan la mayoría de los resultados.
Esta es una de las mejores técnicas de administración del tiempo que puede usar para ayudarlo a recuperar el enfoque y trabajar en las cosas que tienen el mayor impacto. ¿El 20% de tus tareas aportan el 80% de los resultados? Luego prioriza tu tiempo para trabajar en ellos.
Use la regla 80/20 en su vida y trabajo para priorizar la entrada que trae la mayoría de la salida.
Aquí hay otras preguntas para hacerte usando esta regla:
- ¿Se alcanza el 80% del valor con el primer 20% de esfuerzo?
- ¿El 20% de los correos electrónicos es el 80% de las conversaciones importantes?
- ¿El 80% de tus distracciones provienen del 20% de las fuentes?
- ¿El 20% de tus tareas te dan el 80% del placer en tu trabajo?
- ¿El 20% de su equipo está completando el 80% del trabajo?
- ¿El 80% de los problemas se originan con el 20% de los proyectos?
- ¿El 80% de los clientes solo usa el 20% de las funciones del software?
- ¿El 20% de los clientes hacen el 80% de las quejas?
# 15 automatizar decisiones
Obliga a tu cerebro a tomar muchas decisiones y terminas agotando tu fuerza de voluntad y sufriendo de fatiga de decisión. Esto afecta su capacidad de toma de decisiones: a medida que avanza el día, comenzará a tomar menos decisiones inteligentes. Es por eso que es más probable que veas a Netflix mientras comes Doritos por la noche.
Para evitar el agotamiento mental, automatice las decisiones para liberarse de la carga cognitiva y no confíe únicamente en su autodisciplina. Deje que las decisiones ocurran automáticamente y las decisiones inteligentes sucederán por sí mismas
Aquí hay ejemplos de decisiones inteligentes que puede automatizar:
- Transfiera dinero a su cuenta de ahorros cada vez que reciba un cheque de pago
- Elige todos tus trajes para tu semana el domingo y cuélgalos en el armario para
- Suscríbase a una entrega semanal de verduras y frutas orgánicas en su hogar.
- Estandarice las comidas diarias típicas que más le gustan, ahorrando tiempo en cocinar y hacer las compras.
- Prepara tu bolso deportivo cada noche y ponlo en tu coche. Si prefieres correr por la mañana, deja tus zapatillas cerca de la cama.
- Automatice todos los dispositivos electrónicos para entrar en modo de reposo a una hora determinada
También puede automatizar muchas otras tareas utilizando IFTTT o Zapier. Estas aplicaciones conectan muchas otras aplicaciones y les permiten “hablar” entre sí, creando automatización. Aquí hay dos tareas automatizadas que uso para el correo electrónico:
- Agregar recibos de correo electrónico a la hoja de cálculo : esto simplifica el seguimiento de las compras en línea
- Guardar los archivos adjuntos de Gmail en Dropbox : todos mis archivos adjuntos se envían a una carpeta específica de Dropbox, donde puedo revisarlos y eliminarlos o moverlos a la carpeta correspondiente
# 16 tarea única
La multitarea es un mito corporativo que ha evolucionado con el tiempo. El cerebro está diseñado para enfocarse en una cosa a la vez. El cambio entre tareas puede tener costos perjudiciales para nuestro trabajo y productividad.
Desarrolle el hábito de la tarea única obligando a su cerebro a concentrarse en una tarea y una tarea solamente. Guarde su teléfono, cierre todas las ventanas del navegador y las aplicaciones que no necesite. Sumérgete en esta tarea. Solo muévete al siguiente cuando hayas terminado.
Obliga a tu cerebro a realizar una sola tarea para realizar un trabajo profundo y evitar los costos de cambio de tareas.
Un gran hack de productividad que obliga a una sola tarea es la técnica Pomodoro. Apague todas las distracciones y establezca un temporizador de 25 minutos. En ese tiempo, solo puedes trabajar en una sola tarea.
Use una herramienta en línea como el temporizador Marinara para configurar su temporizador automáticamente o simplemente use el de Google.
# 17 Desglosa grandes tareas
De Pájaro a Pájaro: algunas instrucciones sobre la escritura y la vida por Anne Lamott: “Hace treinta años, mi hermano mayor, que tenía diez años en ese momento, estaba tratando de obtener un informe sobre aves escrito que había tenido tres meses para escribir , que se debía al día siguiente. Estábamos en nuestra cabaña familiar en Bolinas, y él estaba en la mesa de la cocina a punto de llorar, rodeado de papel y lápices y libros sin abrir sobre aves, inmovilizados por la enorme tarea que tenía por delante. Entonces mi padre se sentó a su lado, puso su brazo alrededor del hombro de mi hermano y dijo. ‘Pájaro por pájaro, amigo. Solo tómalo pájaro por pájaro ‘”.
Todos tenemos tareas enormes que nos cansan solo de pensar en la cantidad de trabajo necesario para completarlas. Nos aplazamos al hacer tareas sin sentido en lugar de iniciarlos.
Para evitar esto, divida sus objetivos más grandes en pequeñas tareas manejables con hitos realistas alcanzables. Esto le ayudará a planificar todas las pequeñas actividades que deben realizarse y crear una línea de tiempo para realizarlas. Como regla general, cada tarea pequeña debe tomar menos de una hora para completarse.
Divida las tareas grandes en tareas más pequeñas para evitar las demoras y lo ayudará a mantenerse en el camino para alcanzar su objetivo final.
Nunca ponga un gran proyecto como una tarea pendiente en su lista. En su lugar, coloque tareas pendientes del tamaño de bits que puede hacer una a la vez. Tómalo “pájaro por pájaro”.
# 18 Trabajar desde el calendario
Otra excelente técnica de administración del tiempo para personas increíblemente ocupadas es programar sus tareas, trabajando desde su calendario en lugar de la lista de tareas pendientes. El uso de su calendario lo obliga a repensar su trabajo de tareas a unidades de tiempo. Ese pequeño cambio aumenta la probabilidad de que las cosas se hagan.
Las listas de tareas son donde usted lista y define todas sus actividades. El calendario es donde usted identifica cuándo va a hacer esas cosas y cuánto tiempo se necesita para completarlas.
En las palabras de Srinivas Rao: ” Cuando un evento se programa constantemente en su calendario, es mucho más probable que se transforme en un hábito inconsciente”.
Planifique y programe su calendario con anticipación para evitar distracciones y estar a cargo de su tiempo.
Cuanto más planifique y programe su tiempo con un propósito, menos tiempo habrá para que las fuerzas externas se hagan cargo de su agenda. Sin embargo, no intentes empacar tu calendario. Deje espacio suficiente para tareas imprevisibles que exigen atención inmediata. Mueva las cosas y reprograme según sea necesario a medida que avance la semana.
Codifique por colores su calendario por diferentes tipos de actividades. Por ejemplo:
- Rojo para todas las actividades relacionadas con el trabajo.
- Verde para reuniones y comunicaciones.
- Amarillo para las rutinas diarias.
- Azul para el tiempo personal
Si lo prefiere, puede codificar por colores utilizando diferentes organizaciones: por proyecto, por equipos o por tipo de trabajo.
Cuando se trata de productividad, tu calendario es tu mejor amigo.
# 19 Tomar menos (pero mejor) reuniones
Las reuniones son el diablo de lo corporativo. A pocas personas les gustan las reuniones y la mayoría les temen.
La verdad es que la mayoría de las cosas no necesitan una reunión. Si el propósito de la reunión no es tomar una decisión o completar una acción juntos, cancele y comunique por correo electrónico (por ejemplo, actualizaciones en un proyecto específico). En cuanto a reuniones fuera de la oficina, cambie a llamadas telefónicas o videoconferencias.
En cuanto a la reunión que tiene que tomar, hágalos altamente eficientes y productivos siguiendo estas simples reglas:
- No programes más tiempo del necesario. La mayoría de las veces 20 minutos es el punto dulce.
- Mantenga el número de participantes pequeño.
- Envía a todos una agenda y puntos principales el día anterior.
- Mantén la conversación en marcha recordándoles a los participantes el tema: “Programemos otro momento para discutirlo más tarde si es útil, ya que solo nos quedan 10 minutos”
- Agrupe sus reuniones seguidas para tener un punto de inicio y finalización claros para cada una.
Solo tome reuniones que tengan una agenda clara y se debe tomar una decisión. Para organizar mejores reuniones, tenga una hora de finalización y mantenga un número pequeño de participantes.
# 20 Suelta el perfeccionismo
El perfeccionismo te impide ser perfecto.
Es fácil quedar atrapado en un ciclo interminable de intentar hacer todo perfectamente. Pero ser un perfeccionista puede retrasar su trabajo y hacerle perder fechas importantes. Cuanto antes se dé cuenta de que entregar el trabajo de alta calidad a tiempo es la habilidad más importante, más rápido avanzará en sus objetivos y su carrera.
El perfeccionismo es en realidad el miedo disfrazado con la ropa de oveja, que se muestra como la dilación. Aprenda a aceptar que los pequeños detalles no importan, envíe más rápido y arregle las cosas si es necesario.
Apuntar a la perfección es una forma segura de retrasar o nunca completar un proyecto. Elige perseguir “lo suficientemente bueno” en su lugar.
En palabras de Mark Twain: “La mejora continua es mejor que la perfección tardía”.
# 21 tener una lista de no-hacer
En Matemáticas, existe una técnica de resolución de problemas llamada inversión. Comienzas con resultados y trabajas hacia atrás para calcular las causas. La inversión es una herramienta poderosa porque te obliga a descubrir creencias ocultas sobre el problema que estás tratando de resolver. Debe pensar cómo minimizar los negativos en lugar de maximizar los positivos.
Digamos que quieres mejorar la productividad. Pensando en el futuro, debería hacer una lista de todas las cosas que podría hacer para ser más productivo. Pero si observa el problema por inversión, pensará en todas las cosas que podría hacer para disminuir la productividad.
Ingrese a la Lista de No Hacer.
Cree su propio anotando todos los hábitos que desea dejar de fumar y las actividades que desea eliminar de su vida. Piense en su posible día laboral: reuniones largas con personas que no le gustan y tareas aburridas y repetitivas, y trabaje desde allí.
Cree una lista de “No se debe” con todos los hábitos que desea eliminar de su vida. Úsalo como una guía de lo que no permites en tu vida.
Aquí hay un par de ejemplos:
- No envíe correos electrónicos a primera hora de la mañana o última hora de la noche.
- No reuniones matutinas
- No digas sí a menos que estés 100% seguro de que puedes entregar
- No tomes café por la tarde
- No acepte reuniones o llamadas sin una agenda clara o hora de finalización
La razón por la que la inversión funciona es simple: lo que no haces determina lo que puedes hacer.
“La gente piensa que enfocarse significa decir sí a lo que tienes que enfocar. Pero eso no es lo que significa en absoluto. Significa decir no a las otras cien buenas ideas que hay. La innovación es decir no a mil cosas “. – Steve Jobs
# 22 tareas similares por lotes
¿Qué tienen en común el procesamiento de todos sus correos electrónicos en una sola sesión y cocinar durante una semana entera el domingo? Utilizan un hack de productividad conocido como procesamiento por lotes.
La idea principal detrás de esta técnica de administración del tiempo es reunir un grupo de actividades similares y hacerlas todas de una sola vez. Puede trabajar eficientemente en múltiples tareas sin perder su flujo si las actividades requieren una mentalidad similar. El procesamiento por lotes obliga a tu cerebro a concentrarse en un tipo de tarea a la vez.
Lote tareas similares y complételas a la vez. El procesamiento por lotes reduce el tiempo de inicio y de ralentización, el desorden diario y mejora el enfoque.
Para descubrir qué tareas debe apilar, comience escribiendo todas sus actividades para el día y la semana. Ahora identifica los que requieren mentalidades similares y agrúpalas. Intente el lote y reorganice las tareas si es necesario.
Aquí hay un par de tareas que deberías agrupar:
- Resumen de todas las publicaciones de tu blog para la próxima semana en una sola sesión
- Procesando todas las comunicaciones: correos electrónicos, Slack y llamadas telefónicas
- Actualizando varias hojas de trabajo relacionadas al mismo tiempo
- Completar todos sus recados: compras de comestibles, tintorería, oficina de correos, al mismo tiempo.
Para procesar lotes más rápido, trabaje en tareas similares durante un período de tiempo determinado utilizando la técnica Pomodoro.
# 23 Tómate un tiempo para recargar
En el mundo hiperconectado de hoy, es fácil caer en la trampa de estar conectado 24/7. Nos sentimos culpables durante el fin de semana por no trabajar por delante o completar un proyecto adicional. Todo el tiempo
Nuestro cuerpo y mente necesitan descanso para funcionar correctamente. Tomarse el tiempo para recargarse es crucial para mantener la motivación, la pasión y la productividad. Los recesos rápidos durante una fecha límite estresante pueden ayudarlo a mantenerse enfocado, renovar la creatividad y sentirse más renovado cuando regrese a su tarea.
Para períodos más largos de recarga, tome vacaciones regulares de al menos una semana de descanso durante todo el año. Bill Gates, por ejemplo, se retiró durante una semana dos veces al año para concentrarse y planificar. Muchas de las ideas de innovación de Microsoft provienen de esas “Semanas de pensar”.
Programe descansos durante todo el día para ayudarlo a recargarse y tomar vacaciones regulares durante todo el año. El descanso es la mejor medicina para una productividad sostenible a largo plazo.
Una última técnica de gestión del tiempo
Es tan fácil quedar atrapado en nuestro ajetreo que nos olvidamos de disfrutar lo que estamos haciendo. El objetivo final del trabajo es el disfrute. Quieres pasar más tiempo haciendo cosas que disfrutas.
El trabajo puede y debe ser divertido. Es una diversión que impulsa la motivación, la pasión, la creatividad y la productividad. Temer su trabajo y ninguna técnica de gestión del tiempo en el mundo puede ayudarlo.
Aplique estas 23 técnicas de administración del tiempo como una forma de maximizar su felicidad mientras trabaja, no la cantidad de tiempo que dedica a trabajar. Use el nuevo tiempo en las actividades que valora, como pasar tiempo con su familia, trabajar en proyectos paralelos, practicar un pasatiempo o desarrollar sus habilidades.
El disfrute que obtiene de estas otras actividades, a su vez, alimentará su productividad laboral.
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