Los patrones de comunicación generalmente se refieren a la comunicación dentro de una organización. Las diferentes estructuras jerárquicas producen diferentes patrones de comunicación. Algunos ejemplos pueden ser cadena de comando, círculo, Y y rueda.
En una cadena de mando, la comunicación proviene de la parte superior y es difundida por los gerentes de nivel inferior hasta que se alcanza su destino final. Esto tiene la debilidad de que el remitente ni siquiera sepa si se recibió el mensaje deseado.
Un círculo es similar a una cadena, excepto que dos miembros pueden recibir la comunicación del líder. El mensaje se propaga alrededor del círculo hasta que vuelve al Líder.
Y tiene tres grupos diferentes, todos alimentando al líder en el centro, los grupos individuales no hablan entre sí, y la información debe propagarse hacia afuera como una pequeña cadena, un miembro a la vez (o al revés).
La rueda tiene el líder en el centro, comunicándose con todos los receptores simultáneamente. Imagina un centro con radios. La información fluye en un canal directo a todos los receptores a la vez.
¿Cómo puedes cambiar este patrón? Depende de la cantidad de influencia que tenga sobre el líder o líderes en la parte superior. Puede que no sea posible si los líderes no están abiertos a ello. Pero uno siempre puede intentarlo y la influencia puede ser suficiente para influir en los patrones de otro. El patrón de la rueda es el mejor, ya que el líder puede estar seguro de que todos los receptores reciben la información de manera eficiente. En el caso de una cadena, si estuviera en la parte inferior de la cadena, tendría que proponer un cambio al siguiente miembro más alto, probablemente su gerente. La forma más fácil que he encontrado para hacer este tipo de influencia es demostrar la comunicación más concisa y efectiva al siguiente miembro más alto de la cadena. Esto se hace mejor mostrando algo completamente diferente de la comunicación o el informe típico de la oficina de correo electrónico. Lo que normalmente hago es cuando se me asigna una tarea de informes, utilizo la escritura estructurada para hacer que la comunicación sea algo que la mayoría de los gerentes nunca han visto. Robert Horn es el padre de la Escritura estructurada, y hay un excelente artículo de él sobre el tema llamado Escritura estructurada como paradigma. De esta manera, introduce algo nuevo que difunde información importante de manera concisa y eficiente. Este ejemplo les muestra que hay algo mejor por ahí. A partir de ahí, si hay voluntad, es posible un patrón diferente como punto de discusión.
Entonces … realice un pequeño cambio y continúe haciendo el trabajo de comunicación más eficiente que usted mismo puede hacer. Sé el ejemplo. Grandes cambios no ocurren de la noche a la mañana.
La comunicación interpersonal también respalda toda la comunicación, por lo tanto, cuanto mejor sea en eso (ya sea en las relaciones personales o de otro tipo), mejor estarán en la comunicación en otras áreas. Lo común que comprende una buena comunicación es entender y comprender a los demás. De ahí que incluso la psicología entre en ella. El remitente codifica la información, que se piensa, y se envía, y luego el receptor decodifica la información, convirtiendo la información codificada de nuevo en pensamiento. Los problemas surgen de una codificación deficiente, una decodificación deficiente o simplemente de una disparidad en las claves para la codificación. Las experiencias de uno pueden colorear la codificación o decodificación de mensajes. Así que tenemos que ser capaces de tener una visión imparcial para poder entender a veces. Otras veces puede ser importante empatizar. El individuo a veces tiene que considerar la psicología o influencia grupal en una comunicación. Algunas preguntas que debe hacerse: ¿Cómo percibirá este mensaje mi receptor? Si la percepción del receptor resulta ser errónea, ¿cómo lo corrijo para que no vuelva a suceder? ¿Cómo puedo aclarar esto? (Teniendo en cuenta que lo que está claro para usted puede no serlo para el receptor. Esto podría denominarse negociación cuando se realiza sobre la marcha. Al comunicarse con alguien, establece su nivel de comprensión y apunta a su comunicación para llegar a ese denominador común, en otras palabras, formule el mensaje en consecuencia para obtener la mejor comprensión posible del receptor.
Otro aspecto importante de la comunicación interpersonal es que tanto el remitente como el receptor tienen derecho a sus sentimientos. Puede ser útil señalar esto en la comunicación contenciosa.
